O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão muito famosa que tem como objetivo promover a melhoria contínua em processos. Dessa forma, o PDCA auxilia no planejamento do processo, aplicação, prevenção e solução de falhas, além de conferimento de resultados.
De fato, o PDCA tem uma extensa área de aplicação, podendo ser utilizado em empresas de diferentes tamanhos, já que atua com foco na melhoria contínua. Porém, o PDCA também pode ser aplicado para uso próprio, com objetivo de melhoria e crescimento pessoal.
Por isso, se você quer saber como surgiu o PDCA, o que significa este ciclo e como você pode aplicá-lo no dia a dia, continue neste post! Nele, te contaremos tudo sobre esta poderosa ferramenta de gestão e como você pode usá-la para ser a melhor versão de si mesmo, alcançando todas suas metas e objetivos. Confira!
Como surgiu o PDCA?
O Ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, foi criado pelo engenheiro Walter Shewhart, nos anos 1920. Entretanto, o modelo se tornou famoso apenas nos anos 1950, graças ao professor americano William Deming.
Os criadores do Ciclo PDCA foram inspirados pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, dois fundadores da escola filosófica do pragmatismo. Dewey foi quem refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA:
- Identificar a dificuldade;
- Localizar o problema;
- Definir o problema;
- Sugerir possíveis soluções, além de desenvolver, através do raciocínio, as influências sugeridas;
- Pôr em prática as soluções e as observar, levando à aceitação ou rejeição.
À princípio, o Ciclo PDCA foi desenvolvido com o intuito de ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo uma ferramenta de qualidade indicada para realizar melhoria contínua em produtos e serviços das empresas.
No entanto, seu uso foi expandido, devido às enormes aplicações que a metodologia possui, sendo utilizada hoje para compreensão de processos e para a solução de problemas.
O que é o PDCA?
Conforme já mencionado, o PDCA é uma ferramenta com foco na melhoria contínua. Dessa forma, seu uso principal é na solução de problemas, por meio da identificação dos próprios, de suas causas e possíveis soluções.
Assim, o Ciclo PDCA é um método iterativo, ou seja, a cada repetição, ele consegue chegar a uma solução diferente. Estes resultados, por sua vez, irão ser utilizados na próxima vez de maneira cumulativa, a fim de que se melhore cada vez mais os resultados obtidos.
Mas por que o PDCA é uma ferramenta tão importante? Porque ele possibilita a identificação de falhas, tornando o processo de reparação mais simples. Além disso, o PDCA também proporciona medição, outro fator extremamente importante.
Ainda, o PDCA pode ser utilizado tanto como método de implementação de novas ideias quanto para a solução de problemas. Ele possui 4 etapas essenciais que dão significado à sigla.
Como aplicar o PDCA no dia a dia?
A sigla PDCA significa Plan, Do, Check e Act, ou seja, Planejar, Fazer, Checar/Verificar e Agir. Estes são os quatro passos do ciclo, que tem início com o Planejamento. Agora vamos falar um pouco mais sobre cada etapa.
1ª etapa: Planejamento
A primeira etapa é focada no planejamento estratégico, onde o objetivo é levantar e analisar informações para estabelecer metas e objetivos. Também é nesta parte que se faz a escolha de qual será o caminho percorrido, além da definição das metodologias utilizadas para se alcançar o objetivo.
Além disso, a etapa Planejamento é composta de outras 4 fases: identificação do problema, observação do problema (observação dos seus detalhes), análise do problema (onde se descobre as causas do problema em questão) e plano de ação (onde se cria ações para resolver o problema).
2ª etapa: Fazer
A segunda etapa é focada na execução, ou seja, é nesta parte que você realmente coloca em prática a execução do plano de ação criado na etapa anterior. Nesta etapa, é primordial observar as ações e garantir que elas sejam executadas conforme planejado.
Além disso, também é muito importante anotar os resultados tanto bons quanto ruins de cada tarefa concluída. Dessa maneira, você terá muito mais material em mãos para a próxima etapa.
3ª etapa: Verificar
A terceira etapa é onde se irá verificar o que foi executado e quais resultados foram obtidos. O ponto principal desta fase é mesmo confirmar se o que foi planejado foi implantado, além de comparar os resultados. Se os resultados obtidos forem indesejados, é necessário voltar à primeira fase novamente, a fase de planejamento.
4ª etapa: Agir
Por fim, a última etapa é mais reflexiva, e tem como finalidade refletir sobre o caminho adotado ao término do ciclo. Isso significa refletir sobre o aprendizado adquirido como também o que fazer em eventuais problemas.
Além disso, esta etapa é definida em duas fases: padronização (onde se é padronizado o que deu certo no plano de ação, evitando que o problema reapareça) e conclusão (onde se faz uma reflexão e documenta-se o que deu certo e o que não deu).
Como aplicar o PDCA em metas e objetivos?
Se você leu o post até agora, provavelmente achou que o Ciclo PDCA é algo muito útil para empresas e que não tem nenhuma utilidade para você. A verdade é que você não poderia estar mais enganado!
De fato, como o PDCA é um método de melhoria contínua, ele pode ser aplicado em diversas áreas, como gestão de pessoas, empresas de qualquer tamanho e até mesmo nas suas metas e objetivos… Isso mesmo!
Pense comigo: quando você está estabelecendo uma meta ou um objetivo, você não passa pelas mesmas fases que o PDCA? Primeiro, você planeja. Depois, você faz. Depois, você verifica. E, por fim, você age. Bom, pelo menos é o que todos deveriam fazer rs.
Mas o foco aqui é que o PDCA é uma ferramenta que pode te auxiliar nestes momentos. Vamos supor que sua meta é perder 5 kg. Você já definiu sua meta de maneira bem específica pela metodologia SMART e agora entrou na primeira fase do PDCA: o planejamento. Aí, você planejou perder 1 kg por mês nos próximos 5 meses.
Depois do planejamento, você entrou na fase 2 do PDCA: a parte de realmente fazer. Agora se passou um mês e você entrou na fase 3: verificar. Então você verificou quais resultados você obteve, se foram bons ou ruins.
Por fim, você entrou na última fase: agir. Você analisou seus resultados e se foram bons, você mantém o mesmo processo, se foram ruins, você voltou para parte do planejamento de novo. Percebe que essas etapas são fases que você provavelmente passaria?
Por isso, o PDCA é uma ferramenta tão importante e utilizada. Ela fornece uma série de passos e ações em prol de algum objetivo, realizando ciclos contínuos até chegar ao resultado desejado. Logo, ela é uma metodologia fundamental para você usar e alcançar suas metas e objetivos.
Por que o PDCA é um ciclo?
Como vimos, o PDCA é uma ferramenta muito importante que auxilia na melhor gestão de processos. Agora você deve estar se perguntando: “Mas por que o PDCA é um ciclo?” e a resposta é porque essa metodologia busca uma melhoria contínua a cada iteração.
Isso significa que se algo deu errado ou não saiu conforme o planejado, o ciclo será percorrido quantas vezes for necessário para que se chegue na resolução do problema.
Dessa forma, como o PDCA é aplicado continuamente na busca de melhorias, esta é outra razão para que ele seja uma ferramenta cíclica, sempre girando em torno das suas premissas básicas (plan, do, check, act).