Você sabe definir prioridades? E identificar com facilidade quais atividades são importantes, quais são urgentes e quais devem ser delegadas? A Matriz Eisenhower tem todas estas respostas, te ajudando a organizar as atividades que devem ser cumpridas.
Definir prioridades é algo que a maior parte das pessoas não sabe fazer e, por isso, se vêem o tempo todo ocupadas e sem tempo para as coisas importantes. Porém, se você quer ser produtivo, você precisa aprender a direcionar sua energia nas tarefas certas.
Mas não se preocupe, pois neste post vamos te contar o que é a Matriz Eisenhower, te explicar como você pode utilizá-la para ser mais produtivo, além de quais benefícios ela possui. Continue lendo e confira!
O que é a Matriz Eisenhower?
A Matriz Eisenhower nada mais é do que uma ferramenta que te ajuda a ser mais produtivo, uma vez que, com ela, você é capaz de enxergar quais atividades são prioridades e quais nem precisam ser realizadas.
A Matriz foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Segundo Dwight: “O que é importante, raramente é urgente e o que é urgente é raramente importante”.
Com isto, Dwight elaborou a Matriz Eisenhower, onde as tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes. Estes quadrantes, por sua vez, possuem dois eixos: um relacionado à importância e outro à urgência.
Além disso, cada quadrante possui um valor de 1 a 4, que está relacionado à sua prioridade:
- Importante e urgente
- Importante, mas não urgente
- Urgente mas não importante
- Não importante e não urgente.
1) Importante e urgente (Faça agora)
No primeiro quadrante da Matriz Eisenhower estão as atividades urgentes e importantes. Por receberem o nível 1 de prioridade, estas atividades precisam ser realizadas imediatamente, antes de qualquer coisa.
Alguns exemplos de tarefas deste tipo são: crises, reuniões, problemas urgentes e inadiáveis, além de projetos com data marcada. Se alguma de suas atividades se enquadram neste quadrante, não pense muito, apenas execute-as.
2) Importante, mas não urgente (Agende)
O segundo quadrante corresponde às atividades que são importantes, mas não urgentes. Para lidar com tarefas deste tipo, você precisa apenas agendá-las, definindo um momento certo para executá-las, assim que você resolver as pendências do primeiro quadrante que existirem.
Neste quadrante se encaixam atividades que não possuem um prazo definido, mas que te guiam no rumo dos seus objetivos, como seus hábitos diários, algum projeto pessoal seu, algum curso que você está fazendo, uma nova habilidade que você está aprendendo, etc.
3) Urgente, mas não importante (Delegue)
O terceiro quadrante diz respeito às tarefas que são urgentes, mas não são importantes. Estas tarefas podem ser claramente delegadas a um colega ou colaborador, uma vez que não é necessário tanta atenção para realizá-las.
Alguns exemplos de tarefas deste tipo são: telefonemas, relatórios, correspondências, agendar entrevistas, responder determinados e-mails, urgências de outras pessoas, etc.
4) Não importante e não urgente (Elimine)
Por fim, no quarto quadrante temos as atividades que não são nem importantes e nem urgentes. Como você deve lidar com elas então? Eliminando-as, afinal, se algo não é nem importante e nem urgente, para quê ter um gasto de energia desnecessário, não é mesmo?
Nesta categoria se enquadram atividades que podem atrapalhar se feitas em excesso, ou seja, possíveis distrações, como: ver TV, checar as redes sociais, ler todos os emails, pequenas tarefas, navegar na internet sem um objetivo específico, etc.
Quais os benefícios da Matriz Eisenhower?
Finalmente, se você ainda está em dúvida se deve usar a Matriz Eisenhower ou não, saiba que ela possui 3 grandes benefícios:
- Saber por onde começar, uma vez que você sabe o que deve ser priorizado e feito primeiro
- Gasto de energia na atividade certa, já que você evita perda de energia com coisas que não produzem efeito
- Diminuição da ansiedade de não saber o que fazer e muito menos de ficar perdido com a sua lista de tarefas enorme.
De fato, quando você sabe quais são suas prioridades, sabe por onde começar e consegue direcionar energia para a atividade certa, você consegue obter muito mais resultado. Afinal, o que você deve almejar sempre é se movimentar na direção certa e não apenas se movimentar sem nenhum propósito específico.
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