Sua rotina te deixa estressado? Você sente que sempre está tentando balancear sua vida pessoal e profissional, mas sempre está “perdendo”? Se este é o seu caso, você precisa conhecer a Metodologia Get Things Done, do consultor norte-americano David Allen, que promete aumento na produtividade, tanto como uma gestão de vida pessoal e profissional sem estresse.

Em português, “Get Things Done” significa algo como “Fazer as coisas acontecerem”. O livro oficial foi nomeado como “A Arte de Fazer Acontecer” pela Editora Sextante e já foi traduzido para mais de 28 idiomas, sendo considerado best-seller mundial.

O Método é focado na performance e, por isso, várias técnicas para gerenciar tarefas, compromissos e informações, de maneira que a rotina seja aliviada. Além disso, o método também se preocupa com o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e também a saúde mental.

A ideia geral do GTD é capturar tudo o que está “ocupando” sua mente, pegar estes itens e organizar em um sistema que seja confiável e se acostumar a tomar decisões para resolver estas pendências, executando as ações certas nos momentos certos.

Por isso, se você quer saber mais sobre o GTD, este post é para você. Nele, vamos te explicar como o Método funciona através dos 5 passos que o compõe: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Continue lendo e confira!

1) Capturar

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O primeiro passo do GTD é capturar, ou seja, reunir todas as ideias e lembranças de coisas que você tem para fazer ou que estão te chamando atenção no momento. Este exercício é muito interessante porque você vai perceber que está sempre se lembrando de pequenas coisas, sejam elas tarefas, decisões, preocupações, etc.

Assim, o que você vai fazer é pegar estas informações e colocar num local seguro. O indicado é que você anote tudo isto em uma lista chamada “Caixa de entrada” que você pode criar em qualquer local: nosso app, caderno, editor de texto, etc.

2) Esclarecer

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O próximo passo é esclarecer, isso significa esvaziar sua “Caixa de entrada”, tomando decisões sobre cada item e esclarecendo mesmo, como se você estivesse lidando com a sua caixa de email verdadeira.

Portanto, o que você irá fazer é transformar essas pendências em ações. Por exemplo, vamos supor que você está preocupado com uma prova que você vai realizar na semana que vem. As ações que você pode transformar essa pendência são: organizar-se, sabendo qual conteúdo será cobrado e estudar com antecedência.

Porém, provavelmente existirão alguns itens que não poderão ser transformados em ações. Neste caso, você possui algumas opções:

  • Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer
  • Criar uma lista de referências para consulta futura (Ex: ver aquele filme ou ler aquele livro)
  • Criar uma lista chamada “Algum dia” sem prazo definido (Ex: Aprender a tocar violão)

Se as atividades puderem ser transformadas em ações, você têm as seguintes opções:

  • Agendar sua realização
  • Delegar a alguém
  • Transformar tarefas complexas em um projeto

Além disso, outro ponto muito importante aqui é: todas ações que levarem até 2 minutos para serem realizadas devem ser realizadas imediatamente. Isso porque não vale a pena ficar adiando ela.

3) Organizar

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O terceiro passo é organizar, ou seja, classificar suas ações, pegando as tarefas e projetos e realmente organizando-os no contexto correto deles. Basicamente, o que você pode fazer é criar temas para suas listas, como “Trabalho”, “Saúde”, “Hábitos”, “Família”, etc.

Assim, você pode organizar suas tarefas com prazos e criar uma lista chamada “Doing” para aquelas tarefas que você está executando. Você pode usar os Cartões Kanban ou até mesmo o Trello para isso, criando três blocos:

To Do: ou seja, “A Fazer”, para aquelas tarefas que você ainda quer realizar, assim você tem uma lista do que precisa ser feito.

Doing: ou seja, “Fazendo”, para aquelas tarefas que você está fazendo no momento, para que assim você saiba como está o andamento.

Done: ou seja, “Feito”, para aquelas tarefas que você já finalizou.

4) Refletir

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A etapa de Refletir é designada para que você revise suas listas constantemente e pense em quais serão suas ações diárias. Além disso, semanalmente é importante que você faça uma revisão mais completa, revendo suas prioridades e reorganizando o que for preciso.

Assim, marque um dia e um horário na sua agenda para estes momentos de reflexão e realmente o cumpra, afinal, é refletindo sobre as coisas que aprendemos, o que funciona, o que não e quais coisas precisam ser modificadas.

5) Engajar

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Por fim, a última etapa é engajar. Aqui, o que você fará é o seguinte: você irá definir certos critérios, que auxiliarão no engajamento das ações dentro do método. Os critérios que você pode usar são tempo, contexto, energia disponível e prioridade.

Além disso, David sugere 3 regras que você pode usar para avaliar suas ações diariamente:

  1. Não deixe de executar trabalhos pré-definidos na agenda, assim como nas listas de “Próximas Ações” e “Projetos”
  2. Cumpra as novas tarefas na medida que elas aparecem, sejam elas imprevistos ou urgências diárias
  3. Defina novamente as listas e colete itens novos, dedicando tempo diariamente para organizá-los

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